Einfach, schnell und effizient

Juni 2021 | Wirtschaftswoche | Der Starke Mittelstand

Einfach, schnell und effizient

Die neuen Scanner der ScanSnap-Familie, der iX1400 und der iX1600, machen Dokumentenverwaltung und digitalen Workflow noch einfacher – auch im Homeoffice.

PFU (EMeA – a Fujitsu Company) / Beitrag

Wie hat sich die Arbeitswelt durch die Pandemie verändert?
In Deutschland war die Präsenzkultur schon immer sehr ausgeprägt. Das änderte sich durch die Pandemie zwangsläufig – bis heute arbeiten die Mitarbeiter vieler Unternehmen, egal welcher Größe, ganz oder teilweise von zuhause. Das nahm vielen Skeptikern den Wind aus den Segeln. So gesehen hat die Pandemie die Tür für moderne Formen der Arbeit weit aufgestoßen, wie etwa Homeoffice oder Mischformen zwischen Büro und heimischem Schreibtisch. Zugleich sorgt die Pandemie für einen großen Schub in der Digitalisierung. Gerade der Mittelstand hat gelernt, dass die Digitalisierung Voraussetzung für Effizienz und gelungenen Kundenservice ist – und damit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Doch damit alle Rädchen ineinander greifen, braucht es auch im Homeoffice die richtigen Werkzeuge und Systeme. Dazu zählen beispielsweise Soft- und Hardware sowie entsprechende Services wie ein VPN-Zugang oder Video-Konferenz-Lösungen. Und eben auch Scanner, um Dokumente zu scannen und so dem digitalen Workflow zukommen zu lassen. Richtig eingesetzt, befreit ein Scanner Mitarbeiter:innen von der zeitraubenden Verwaltung papierbasierter Dokumente. Einmal digitalisiert, können Dokumente und Daten übersichtlich verwaltet, mit anderen geteilt und weiterverarbeitet werden.

 

Welche Lösungen bieten Sie mit dem ScanSnap iX1400 und dem ScanSnap iX1600?
Die Scanner der ScanSnap-Familie bieten eine sehr einfache und intuitive Dokumentenverwaltung. Der iX1400 beziehungsweise der iX1600 verbinden eine intuitive Bedienung mit hohen Scangeschwindigkeiten von bis zu 40 Seiten pro Minute. Dabei wird der iX1400 denkbar einfach über einen einzigen Knopf bedient, der iX1600 verfügt über einen Touchscreen. Für beide Modelle gilt: Anwender:innen müssen keine IT-Profis sein und langwierige Einstellungen sind für das Set-Up nicht nötig. Dabei hilft die mitgelieferte Software, die der eigentliche Clou an den Geräten ist. Mit ihrer Hilfe wird festgelegt, in welchem Format und an welchem Ort gescannte Dokumente abgelegt werden, noch bevor diese gescannt werden. Auch die Dateibenennung kann voreingestellt werden, um manuelle Arbeit zu reduzieren und das Handling von Dokumenten soweit es geht zu automatisieren. Dafür ist die Software in der Lage, Dokumentenarten zu erkennen – Visitenkarten oder Quittungen zum Beispiel werden so automatisch zugeordnet, inhaltlich erfasst und dem weiteren Workflow zur Verfügung gestellt. Durch diese Kombination aus Hard- und Software entsteht eine leistungsfähige Lösung, die alle Arbeitsschritte bei der Digitalisierung von Dokumenten perfekt unterstützt.

 

Aktuell bieten Sie den iX1400 zusammen mit einem kostenlosem Jahresabo für Adobe Acrobat Pro DC an. Was kann die Software?
Acrobat Pro DC ist ein sehr umfangreiches Werkzeug, um PDFs zu verarbeiten. Bekannt ist zum Beispiel die Möglichkeit, Dokumente mit einer rechtsverbindlichen E-Signatur zu versehen. Die Software erlaubt es zudem, gemeinsam aus der Ferne an PDFs zu arbeiten – Texte und andere Dokumente lassen sich bearbeiten und kommentieren, es gibt zudem eine Versions-, Freigabe- und Zugriffskontrolle. Diese Art der digitalen Kollaboration wird in Zukunft immer wichtiger. Für mittelständische Unternehmen aber auch für Einzelpersonen ist die Arbeit mit ScanSnap und Acrobat Pro DC der schnelle und einfache Einstieg in die digitale Transformation, den wir als führender Hersteller von Dokumentenscannern in Kooperation mit dem führenden Anbieter digitaler Workflow-Lösungen bieten.


www.scansnapit.com/de