Die nächste Ebene der Dokumentenübertragung

Dezember 2019 | Wirtschaftswoche | Der starke Mittelstand

Die nächste Ebene der Dokumentenübertragung

Die Ferrari electronic AG macht mit dem Major Release der OfficeMaster Suite 7DX nun auch ihr einzigartiges Dokumentenaustauschverfahren erstmals zugänglich.

Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG
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Herr Leschke, mit dem Major Release Ihrer OfficeMaster Suite 7DX haben Sie nun auch ihr Dokumentenaustauschverfahren Next Generation Document Exchange, kurz NGDX, offiziell ausgerollt. Was ist das Besondere daran?
Unsere neue OfficeMaster Suite 7DX hat natürlich noch weitere wichtige Features. Sie haben aber natürlich absolut Recht, der Rollout des NGDX ist das eigentliche Highlight des Release. Denn mit NGDX geben wir unseren Kunden eine Lösung an die Hand, die es ihnen ermöglicht, das volle Potenzial beim rechtssicheren Austausch von Dokumenten in IP-Umgebungen auszuschöpfen – vor allem, weil es sich bei NGDX um einen branchenübergreifenden Standard handelt und den Einsatzmöglichkeiten damit quasi keine Grenzen gesetzt sind.

Wofür brauche ich als Kunde den rechtssicheren Austausch von Dokumenten, wenn ich ein E-Mail-Programm habe?
Auch in der heutigen digitalen Welt spielen Dokumente im Geschäftsverkehr eine wichtige Rolle. Der „Quasi-Standard“ E-Mail erfüllt beim Versand von Dokumenten bezogen auf Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit weder Sicherheitsansprüche noch -anforderungen. Im Gegensatz dazu bietet der NGDX-Standard eine Art Rückzugsmöglichkeit, über die vertrauensvoll kommuniziert werden kann. Denn der NGDX-Server stellt sicher, dass versendete Dokumente auch beim gewünschten Empfänger über eine End-to-End-Verbindung ankommen, indem er mit dem Versand wartet, bis der Empfänger empfangsbereit ist. Sie können damit rechtssicher belegen, dass Ihr Dokument angekommen ist – und das kann mitunter im Geschäftsalltag Gold wert sein, etwa bei einer Bestellung, einer Ausschreibungsdeadline oder ähnlichem. Wir sind davon überzeugt, dass NGDX für viele Unternehmen in vielen Branchen einen deutlichen Mehrwert liefert, weil es übergreifend einsetzbar ist. Dieser Mehrwert wird immer mehr erkannt.
 

Auf welcher technologischen Basis funktioniert diese sichere Übertragung?
Wenn Sie so wollen, haben wir das gute alte Fax entstaubt – oder zumindest die Standards, die dafür vor über 30 Jahren entwickelt wurden – und in die IP-Welt übertragen. Allerdings denken wir heute an Software, wenn wir über NGDX sprechen, nicht mehr an Geräte. Wobei unsere Lösung abwärtskompatibel ist. Das heißt, sie passt sich immer den Möglichkeiten des Empfängers an. Beispielsweise können Sie mit unserer Lösung bis zu 200 Seiten die Minute übertragen. Schafft das die Empfängerseite nicht, überträgt NGDX langsamer. Das gilt auch für die anderen Upgrades, wie ein verschlüsselter Transfer, der Versand in Farbe oder die Übertragung umfangreicher Dokumente. Ein weiteres Plus von NGDX: Die Übermittlung von hybriden Formaten, die von Menschen und Maschinen lesbar sind.

Damit bietet Ihr Verfahren auch für die Automatisierung von Geschäftsprozessen Vorteile?
Ganz genau. Denken Sie beispielswiese an die klassischen Freigabeprozesse im Unternehmen. NGDX versendet hybride Dokumente. Alle relevanten Daten wie Betrag, Auftrags- und Kundennummer stehen den weiterführenden Systemen somit zur Verfügung. Die Dokumente können direkt an den zuständigen Sachbearbeiter zur Freigabe weitergeleitet werden – völlig digital und medienbruchfrei, ohne eine erhöhte Fehleranfälligkeit durch Übertragungen in andere Systeme oder Scans.  
 

Und wie passen NGDX und neue, innovative Technologien zusammen?
Sehr gut! Die Blockchain ist ein gutes Beispiel, wie NGDX sich den Vorteil neuer Technologien zu Nutze machen kann. Über den Hashwert kann einfach nachvollzogen werden, ob ein Dokument manipuliert wurde, was immer dann der Fall ist, wenn sich der Hashwert bei der Übertragung verändert. Dieses ‚digitale Einschreiben mit Rückschein‘ schafft zusätzliches Vertrauen in den IP-basierten Dokumentenaustausch, ist rechtssicher und mit Blockchain-Option sogar revisionssicher.
 

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